La llegada del internet ha transformado por completo las comunicaciones humanas. Desde la forma de echar los perros hasta cómo hacemos negocios y accedemos al conocimiento.
Al interior de las empresas la forma de comunicarse tampoco ha sido indiferente a este gigante. Son varios los canales digitales que se han ganado el corazón de las compañías, así que serán dos los artículos que haré para abordarlos. En este les hablaré especifciamente sobre los sitios web internos y los newsletters , y sobre cómo estos son versiones mejoradas de los canales tradicionales.
Pero, antes de entrar en detalle, primero asegurémonos de entender qué son las comunicaciones internas.
¿Qué son las comunicaciones internas?
En palabras castizas, son las formas de contacto de una empresa con sus colaboradores y viceversa. El objetivo es hacer que estos últimos, los clientes internos, se pongan la camiseta de la empresa y tengan presente el gran valor de su trabajo para que el negocio vaya viento en popa.
Asimismo, estas comunicaciones facilitan un equilibrio entre lo que la compañía espera del empleado y lo que él contribuye con sus servicios. Es decir, las metas y estrategias están siempre visibles y se ajustan constantemente.
Ahora sí, miremos cómo los canales digitales han llevado a un nuevo nivel los canales tradicionales al interior de las organizaciones.
La intranet es un sitio web diseñado exclusivamente para el uso de todos los miembros de la compañía. El principal objetivo es ser un lugar común en el que esté disponible todo el conocimiento y los insumos necesarios para que cada quien pueda romperla con su trabajo.
Este canal ahorra la impresión de documentos, la compra de archivadores, el uso de espacios físicos de almacentamiento e, incluso, reuniones, pues permite a los empleados trabajar de forma remota y llevar una trazabilidad de los procesos.
Estos sistemas existen hace rato pero no siempre logran ser muy populares debido a que la comunicación es usualmente de una sola vía y porque su usabilidad no es la mejor.
Aunque existen múltiples formas de desarrollar una intranet, quisiera recomendarles Sites, una herramienta del dios Google que permite crear páginas web colaborativas tanto para una multinacional como para la organización de fiesta de Navidad de la empresa.
Lo más chévere de este sistema es que las páginas se pueden desarrollar sin tener conocimiento de diseño o programación, y que Google optimiza todos los contenidos para que se vean perfectos en dispositivos móviles.
Por supuesto, esta nueva solución también se puede sincronizar con Calendar, Drive y los demás servicios de la G Suite, garantizando así ser un espacio de almacenamiento seguro.
Este formato, que se ha posicionado con toda, es una alternativa a las tradicionales carteleras de comunicaciones que cumplen la función de mostrar noticias sobre la compañía e información relevante para los colaboradores. Las principales ventajas que tiene este formato digital sobre el impreso son:
- Cada empleado puede recibir uno en su e-mail y leerlo cómodamente desde su puesto. Esto aumenta las probabilidades de que efectivamente lo lea y reciba la información que se quiere comunicar.
- Puede abordar más temas y ser más descriptivo, lo que incrementa las posibilidades de que más personas se enganchen con los contenidos.
- Es visualmente más atractivo al poder incluir formatos multimedia como videos, gifs o animaciones.
- Facilita la creación de versiones personalizadas a departamentos o grupos específicos de trabajo, lo que lo haría aún más relevante para los colaboradores.
- Es posible optimizarlo a partir del un análisis de los datos del comportamiento que los usuarios tienen al recibir el correo (esto por medio de herramientas pagas).
- Ahorro de papel y de recursos para la compañía.
Para que esta comunicación sea efectiva es vital definir una periodicidad de envío (y cumplirla) y producir contenido que sea en verdad importante para los empleados. Es clave que todos se sientan protagonistas de esta historia para así incentivar su sentido de pertenencia.
Existen en el mercado múltiples herramientas que permiten el envío masivo de estos correos de forma sencilla y sistemática. Además, como lo mencioné antes, generan también reportes que permiten descubrir si los empleados están leyendo los newsletter o no. Una de las más populares, y que a nosotros nos ha funcionado al pelo, es Mailchimp.
Hay otros tres canales digitales que me gustaría poner sobre la mesa pero por ahora se los dejo para mi próxima entrada del blog. ¡No se la pierdan! pues les voy a contar sobre unas herramientas súper innovadoras que pueden tener un impacto buenísimo en sus negocios.
Recuerden: el cliente más importante de una compañía es su cliente interno, sus colaboradores, pues si este no está feliz no trabajará para que cliente externo compre y se fidelice.
