Política de Privacidad y Manejo de Datos Personales

POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y MANEJO DE DATOS PERSONALES

A.- IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN:

Razón social.	INDEXCOL S.A.S.
NIT. No.	830.002.990-7
Dirección.	Cra 13 # 93-35 OV-645, en la ciudad de Bogotá, D.C.
Teléfono.	915-7222
Correo electrónico.	[email protected]
Sitio Web.	www.indexcol.com

Los datos personales que eventualmente se lleguen a recolectar, compartir, usar o en general se les de tratamiento por medio de whatsapp cumplirá con los principios para la protección de datos, el reglamento interno del trabajo, la legislación vigente y estrictamente con la presente política y el manual interno correspondiente.

B.- DEFINICIONES

Para efectos de la elaboración, el desarrollo y la implementación de esta política se precisa la definición legal (Contenida en el artículo 3 de la ley 1581 de 2012) de los siguientes términos:

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

d) Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política, que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna

e) Dato semiprivado: Es aquel que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio

f) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.

g) Dato sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación y/o afectar su integridad

h) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

i) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

j) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

k) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

l) Aviso de privacidad: Aviso mediante documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable del tratamiento y puesto a disposición o en conocimiento del Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales.

m) Términos y Condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines.

n) Titular: persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

p) Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

q) Transferencia: habrá transferencia de datos cuando el Responsable y/o el Encargado del Tratamiento de datos personales envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

r) Transmisión: tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

C.- ALCANCE DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Esta Política de Tratamiento de Datos Personales se aplicará a todas las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de INDEXCOL S.A.S. (de aquí en adelante INDEXCOL), quien será considerado como responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales.

D.- FINALIDADES Y TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES.

Los datos personales que INDEXCOL recolecte, almacene, use, circule y suprima, serán utilizados para alguna de las siguientes finalidades:

1. Para el envío de información a sus trabajadores.

2. Para el envío de información relevante, la toma de pedidos y la atención de peticiones, quejas y reclamos (PQRs) por parte del área de servicio al cliente, la evaluación de la calidad de su servicio al cliente y la invitación a eventos organizados o patrocinados por INDEXCOL, entre otros.

3. Para la interacción con sus subcontratistas y proveedores, para la verificación del cumplimiento de las obligaciones, de sus obligaciones legales con sus trabajadores y para la invitación a eventos organizados o patrocinados por INDEXCOL, entre otros.

4. Para la verificación de saldos de sus acreedores.

5. Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores.

6. Para actividades de mercadeo, estadísticas, de investigación y demás propósitos comerciales que no contravengan la legislación vigente en Colombia.

7. Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.

8. Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como: trabajadores, accionistas, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas

E.- DERECHOS DE LOS TITULARES.

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a INDEXCOL como Responsable y/o Encargado del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, ante datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a INDEXCOL como Responsable y/o Encargado del Tratamiento, salvo cuando esta no se requiera para el Tratamiento de Datos Personales, conforme a lo indicado en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables.

3. Ser informado por INDEXCOL, cuando actué como Responsable y/o Encargado del Tratamiento, mediando solicitud previa, respecto del uso que le ha dado a los Datos Personales del Titular.

4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del Dato Personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable y/o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables.

6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

F.- DATOS SENSIBLES.

Según el artículo 5º de la Ley 1581 de 2012, se consideran como datos de naturaleza sensible aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los relacionados con: origen racial o étnico; orientación política; convicciones religiosas y/o filosóficas; pertenencia a sindicatos, a organizaciones sociales, a organizaciones de derechos humanos y/o a partidos políticos; salud; vida sexual; y datos biométricos.

El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con Autorización del Titular, así como las demás excepciones consagradas en el artículo 6º de la Ley 1581 de 2012.

Sumado a lo anterior, INDEXCOL deberá:

• Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
• Informar al Titular cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.
• No condicionar la práctica de cualquier actividad por parte de INDEXCOL a que el Titular suministre Datos Personales sensibles.
• Permitir que el Titular opte por no suministrar cualquier Dato Personal sensible solicitado por INDEXCOL.

G.- DATOS DE MENORES DE EDAD.

El suministro de los Datos Personales de menores de edad es facultativo y debe realizarse con autorización de los padres de familia o representantes legales del menor, sin perjuicio de lo indicado en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012, y de los requisitos indicados en el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013.

H.- CASOS EN QUE NO SE REQUIERE LA AUTORIZACIÓN:

La Autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

1\. Datos requeridos por una autoridad

2\. Datos de naturaleza pública.

3\. Casos de urgencia médica o sanitaria.

4\. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

5\. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

I.- RECOLECCIÓN DE DATOS:

Los empleados autorizaran la consignación en sus cuentas bancarias además del tratamiento de datos relacionados con asuntos comerciales y financieros, estando siempre informados sobre las finalidades.

En los casos en que INDEXCOL SAS recolecte información considerada por la ley como DATO SENSIBLE se surtirá el respectivo tramite según el Decreto 1377 de 2013 aportando la autorización expresa del titular de dichos datos.

De igual forma para la recolección y tratamiento de otros tipos de datos diferentes a los sensibles y los públicos, en acato al Decreto reglamentario la autorización en se hará (i) por escrito o (ii) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.

En los casos en que se haga la autorización por medio escrito, esta se anexara a un archivo interno de INDEXCOL SAS con el fin de consulta posterior. En los casos en que los datos se suministren mediante uno de los formularios del sitio web www.indexcol.com o mediante alguno de los correos electrónicos, el tercero y titular de los datos mediante conductas inequívocas está autorizando el uso y tratamiento de estos. Sin embargo, en todos los casos se cumplirá con el deber de información y existirá un aviso de privacidad en los casos en los que no se dé a conocer la política de tratamiento, que será de fácil consulta en el mismo sitio web.

La autorización de tratamiento de información de terceros (proveedores, miembros, aliados, acreedores, empleados, exempleados, público en general) a INDEXCOL SAS incluye la posibilidad de enviar información por

(i)                     correos electrónicos

(ii)                   mensajes de texto (SMS)

(iii)                  llamadas telefónicas (celulares) iv

(iv)                 Correspondencia a dirección física.

Los terceros autorizan para compartir sus Datos Personales con centrales de riesgo que guarden relación con INDEXCOL SAS única y exclusivamente para ejecución de algún contrato con su respectivo reporte en caso de mora o la consulta inicial para el otorgamiento de crédito, sin embargo, el tercero titular puede mediante una simple comunicación rechazar cualquier tipo de comunicación con publicidad, promociones u ofertas. Aparte de lo anterior INDEXCOL SAS compartirá y transferirá la información únicamente si está obligado a hacerlo por orden de autoridad administrativa o judicial.

Por otra parte, la información que el titular proporciona voluntariamente debe ser veraz y completa, y la misma no se utilizará, procesará o transferirá más allá de los límites permitidos (Ley 1581 de 2012 y decreto 1377 de 2013). En cualquier momento los titulares pueden restringir la autorización que hayan otorgado sobre cualquier tipo de tratamiento descrito en esta política o revocarla.

Los titulares de los datos reconocen que el suministro de sus Datos Personales es realizado de manera voluntaria, y en el entendido que tal información hará parte de un archivo y/o base de datos, el cual podrá ser usado por INDEXCOL SAS en los términos y para las finalidades aquí establecidas.

La actividad de tratamiento de los datos será realizada principalmente por INDEXCOL SAS y sus empleados, pero se aclara que pueden ser realizadas por contratistas que de alguna manera puedan tener acceso a dicha información, sin perjuicio de la responsabilidad que puedan tener los encargados de los datos personales, el responsable principal sigue siendo INDEXCOL SAS.

INDEXCOL SAS tiene la obligación de almacenar y tratar de manera segura la información suministrada por los titulares, por lo tanto, tomará medidas de precaución para proteger su información contra pérdida, abuso, adulteración, acceso o uso no autorizado o fraudulento. Por causas que no le sean imputables INDEXCOL SAS no se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada del ingreso indebido de terceros a la base de datos y/o por alguna falla técnica en el funcionamiento y/o conservación de datos en el sistema de almacenamiento de la información. Así mismo no puede garantizar la veracidad de los datos personales y cualquier tipo de responsabilidad que se genere de alguna falta al respecto se le imputara al tercero que proporciono dicha información.

INDEXCOL SAS advierte que regularmente no recauda información acerca del uso de sistemas de terceros que ingresen a la página web, como el IP, si el servidor u otro intermediario recauda algún tipo de información de esta naturaleza o similar INDEXCOL SAS no se responsabiliza de dicha actividad.

Los contratistas (encargados del tratamiento de datos personales) que de cualquier manera puedan tener acceso a los Datos Personales consignados en las bases de datos a cargo de INDEXCOL SAS, en razón de algún encargo especial (encargado del tratamiento), se encontrarán obligados contractualmente a almacenar, tratar, proteger y mantener dicha información como confidencial y no podrán tratar la misma con ninguna otra finalidad a la indicada contractualmente por INDEXCOL SAS. Por la aceptación a la presente Política se aceptan los fines descritos en el presente párrafo

J.- ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS.

Para realizar peticiones, consultas o reclamos con el fin de ejercer los derechos a conocer, actualizar y/o rectificar los Datos Personales obtenidos, o para revocar la Autorización otorgada, el Titular o sus causahabientes pueden utilizar cualquiera de los siguientes canales de comunicación:

• Por intermedio de comunicación escrita dirigida a la sede principal de INDEXCOL, ubicada en Cra 13 # 93-35 OV-645, Bogotá – Colombia
• En el teléfono +(57)(1) 915-7222
• En el correo electrónico [email protected]
• En la página web www.indexcol.com

Las peticiones, consultas o reclamos que se reciban a través de los distintos canales serán direccionadas al área respectiva de INDEXCOL responsable del Tratamiento.

K.- PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS.

1\. Consultas: se resolverán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no sea posible responder la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

2\. Reclamos: Los Titulares o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una Base de Datos de INDEXCOL debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante INDEXCOL, a través de cualquiera de los canales de comunicación descritos anteriormente; y éste deberá contener la siguiente información:

a. Nombre e identificación del Titular.

b. La descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo.

c. La dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite

d. Los documentos y demás pruebas que se pretendan hacer valer.

En caso de que INDEXCOL no sea competente para resolver el reclamo presentado, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Si el reclamo resulta incompleto, INDEXCOL requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el peticionario presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido de aquél.

Una vez recibido el reclamo completo, INDEXCOL incluirá en la respectiva Base de Datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Encaso de no ser posible responder en dicho término, INDEXCOL informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que aquél se atenderá, sin llegar a superar, en ningún caso, los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

L.- NORMAS APLICABLES.

Esta Política de Tratamiento de Datos Personales se rige por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección y tratamiento de Datos Personales a los que hacen referencia el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1727 de 2009, el Decreto 1377 de 2013, y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.

M.- FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y PERIODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS DE INDEXCOL.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir de su expedición, y las Bases de Datos sujetas a Tratamiento se mantendrán vigentes mientras ello resulte necesario para las finalidades establecidas en el punto D de la misma.

REPRESENTANTE LEGAL

INDEXCOL S.A.S